日本人または日本法人が、外国機関での手続きや外国法人との国際取引を行う場合、さまざまな書類を英文で作成することが必要になります。また、外国機関への書類の提出に際しては、日本の公的機関での認証取得が必要になる場合もあります。弊所では、このような各種書類の作成や書類の認証をお手伝いいたします。
作成可能な書類
弊所でサポートしているのは、次のような書類の作成と認証代行です。
- 英文の見積書、請求書、領収書、依頼書、受領書、報告書、宣言書
- 外国行政機関への提出書類
- 海外の法人・士業事務所・諸機関との英文通信の仲介
- パスポート・商業登記簿などの各種証明書の翻訳
- 各種書類の公証人認証、公印確認、アポスティーユ、大使館（領事館）認証の取得代行
この中でも、公証人認証 (notarization)、公印確認、アポスティーユ (apostille)、大使館 (領事館) 認証 (legalization) は、馴染みの少ない言葉かもしれません。
公証人認証
公証人認証 (notarization) とは、国家機関である公証人が書類に付与する認証のことです。公証人は、裁判官、検察官、弁護士、法務局長、司法書士など、長年法律関係の仕事をしてきた人の中から法務大臣によって任命され、全国に約300カ所ある地域の公証人役場で執務をおこなっています。
公印確認
公印確認とは、外国の駐日大使館・領事館による認証を取得する前に、あらかじめ必要となる日本国外務省の認証のことです。戸籍謄本などの公文書には、直接、公印確認を取り付けることができますが、委任状などの私文書には、あらかじめ、公証人認証（および法務局長による公証人押印証明）を取り付けてから、公印確認を取り付ける必要があります。
アポスティーユ
アポスティーユ (apostille) とは、相手国へ提出する書類 (例: 戸籍謄本、委任状) に対し、日本国外務省が付箋という形で書類に付与する証明のことです。この証明は、ハーグ条約 (外国公文書の認証を不要とする条約) の加盟国同士である場合にのみ付与されます。
大使館 (領事館) 認証
大使館 (領事館) 認証 (legalization) とは、ハーグ条約に加盟していない国へ提出する書類に対し、相手国の駐日大使館や領事館が付与する認証です。
アポスティーユと大使館 (領事館) 認証については、コラムの「アポスティーユと大使館 (領事館) 認証」で具体的な取得手順などを説明しています。こちらも参考にしてください。
国際取引を継続的におこなっていない場合、英文書類の準備や作成は高いハードルとなります。弊所では、必要な書類に関するご相談から書類作成までトータルに対応いたします。お困りの際には、ぜひお気軽にご相談ください。